能源部直属科研单位档案管理办法（试行）
能源部
能源部直属科研单位档案管理办法（试行）
1992年9月9日，能源部
第一章 总 则
第一条 为了加强档案工作的综合管理，统一立卷归档办法，逐步实现档案管理规范化、标准化，进一步提高档案管理水平，充分发挥档案在本单位行政、管理、科研、生产、基建和国家社会主义建设中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》以及《机关档案工作业务建设规范》与《科学技术研究档案管理暂行规定》的精神，结合我部直属科研单位的实际情况，制定本办法。
第二条 凡记述和反映本单位行政业务、科学研究、技术设计、生产、试验、基本建设等活动，具有查考利用价值的各种文字、图表、数据、声像等不同形式、载体的材料，都是档案，均应按归档要求立卷归档。
第三条 档案是本单位工作活动、科学技术研究的真实记录，是重要的信息资源，是国家宝贵财富，也是提高工作效率和工作质量的重要条件，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全。任何单位和个人不得将其据为已有。
第四条 各单位的档案工作是国家档案事业的组成部分，也是本单位管理工作的重要内容之一，是科技活动的重要环节。各级领导、各个部门及其全体工作人员，都应高度重视档案工作，并将与之相关的工作纳入各自的职责范围。档案工作必须与本单位行政管理、计划管理和成果管理等业务工作紧密结合。科技工作与相应的档案工作应实行“四同步”，即：下达计划任务与提出科技文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查档案材料积累情况同步；验收鉴定科研成果与验收、签定相关档案材料同步；申报、登记和评审、奖励科技成果以及科研人员提职考核与档案部门出具档案归档情况证明材料同步。
第五条 各单位应把档案工作列入本单位的发展计划，在人员配备、经费以及办公用房、档案库房等工作设施、设备及条件上给予保障，有条件的单位应逐步实现档案管理的现代化。
第六条 各单位档案部门的工作，在业务上要接受上级档案部门的监督和指导。
第二章 档案工作人员及其基本职责和任务
第七条 档案管理是科技管理的重要组成部分，其工作人员是档案专业技术人员，实行专业技术职务聘任制。档案工作人员要保持相对稳定。
第八条 档案工作人员的基本职责和任务是：
1．坚决贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法律、法规和上级档案管理部门的有关规定。
2．负责建立健全本单位档案管理工作的各项规章制度和管理办法。
3．参与本单位的科研计划管理，成果管理，科研项目的鉴定，基建工程的竣工验收，大型仪器设备的开箱验收和开发技术市场等业务活动，及时提出对应归档文件材料的管理要求。
4．指导、监督、检查和协助本单位各部门的有关人员做好文件材料的形成、积累和立卷归档工作，使之符合档案管理的规定与要求。
5．负责本单位全部档案的收集、整理、保管、利用和组织鉴定、统计等项档案业务工作。
6．积极组织开发本单位的各类档案信息资源，开展档案史料编研工作，负责编写全宗介绍、组织沿革等，主动提供利用，努力为本单位各项工作服务。
7．按照有关规定，向指定部门做好档案移交工作。
8．遵守国家有关档案和科技保密的规定，确保档案的安全，维护本单位和科研人员的知识产权。
9．办理领导交办的其它有关档案工作事宜。
第三章 档案的形成和归档
第九条 各单位要重视归档工作，根据各种文件材料的形成规律和特点，建立健全文件材料的形成、积累、整理和归档制度，确保每一项管理、科研、生产、基建等业务活动都有完整、准确、系统的文件材料归档。
第十条 文件材料的形成和积累
1．文件材料的形成，积累由各级文书部门或文书人员负责，文书人员在日常工作中，应随时主动向承办人收集办理完毕的文件和相关的材料，对其进行整理，并做好日常管理工作，确保应归档文件材料的齐全、完整。
2．科技文件材料的形成、积累由项目负责人或承办人负责，从制定项目工作计划起，即要向与项目有关的人员布置积累科技文件材料的任务，并指定专人负责及时收集整理。管理部门也应按项目分别收集、积累与该项目有关的文件材料，并在归档时交项目负责人或承办人统一汇总立卷。档案部门负责按项目发放科技档案积累袋和与建档有关的科技报告、实验记录等统一用纸。
3．档案工作人员要深入各部门和项目所在单位，了解情况，督促、检查、指导文书人员或科技人员做好文件材料的收集、积累工作。
第十一条 档案的分类、组卷、编目
一、分类
分类就是把一个单位的全部档案按照一定的要求分成若干类别，并有次序地按照类别排列。在实际工作中，一般按照以下几种方法分类：
①年度--组织机构分类法。就是先按年度分开，然后在每个年度下再按组织机构分类。
②组织机构--年度分类法。就是先按组织机构分开，然后在组织机构下面再按年度分开。
③年度--问题分类法。就是先按年度分开，然后在每个年度下面再按问题分类。
④问题--年度分类法。就是先按问题分开，然后在每个问题下面再分年度。
⑤按专题--以一个科学技术研究课题为对象，按照不同课题的科技档案划分类别。
⑥按专业性质--根据文件材料所反映的不同专业属性分类。
⑦按工程项目--以基建工程项目为单位分类。
⑧按产品型号--一种产品的全部科技档案为单位分类。
二、组卷
对经过分类整理的文件材料，根据以问题（项目、课题）为主、兼顾其它特征的原则，将相互间具有有机联系的材料进行组合，形成案卷。其方法和要求是：
1．不同年度的文件材料一般不得放在一起组卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷。没有复文的放在请示年立卷；跨年度的规划、设想放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；各种案件材料放在结案年立卷；跨年度处理的文件放在制发年立卷。
2．在归档的文件材料中，应将每份文件的正件和附件，印件与定稿，请示与批复，转发件与原件，同一文件的多种文本组合在一起，不得分开，文电应合一立卷。
3．调研材料、制度、条例、法规等一般按单一问题组卷。
4．会议文件，根据文件材料的多少，可一会一卷或一会数卷。
5．统计报表，一般同一格式、名称、地区的组为一卷。
6．工作计划、总结等材料，一般可按制发机关或名称组卷。
7．案件材料，可一案一卷或一案数卷。
8．简报、大事记和各种出版物等可按名称一期一卷或数期一卷。
9．重要的会议记录按年度组合为一本或数本。
10．上级制发的文件材料：
①一般普发性文件可放在一起组卷。
②有针对性的文件和上级机关对本单位请示的批复等可单独组卷。
11．科研、生产、基建工程等按项目组卷。
①项目（包括课题、产品、基建工程等，下同）结束（含最终完成、阶段完成、中断或终止）后，由项目负责人负责组织本项目所形成的应归档的科技文件材料的整理组卷工作。管理部门应将与项目关系密切的管理性文件交项目负责人，与该项目的技术文件材料统一汇总整理组卷。
②科研项目、委托试验、产品生产、仪器设备、基建项目等方面的文件按其阶段、结构、部件等分别组合。根据文件材料的多少，可一题数卷或一题一卷。
③卷内文件材料应齐全完整，准确反映科研、生产、基建和有关管理活动的真实内容。
三、卷内文件材料的排列
卷内文件材料应区别不同种类、情况进行组织排列。
1．密不可分的文件应依序排列在一起，即：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，原件在后；重要法规性文件的历次修改稿（一般文件材料只保留最后定稿）依次排在定稿之后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件可按重要程度日期或文件字号排列。
2．科研项目文件，按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定验收阶段、成果申报、奖励和推广应用等时间阶段排列。
3．产品生产文件，按设计、试制、小批量生产、产品创优等工作顺序排列。
4．仪器设备文件，按购置的依据性材料、仪器设备开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等的顺序排列。随机图样也可单独组卷。
5．基建项目文件，按依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程竣工验收等排列。
四、卷内文件材料编目
1．卷内文件材料编页
经排列整理完毕的案卷，其卷内文件材料应逐页编写页号，编写页号时，一律使用铅笔。文书案卷，在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角用阿拉伯数字累计编写页号。卷内如有铅印的规程、规范等已编有页码的小册子，其整体可按一页编号，并写在首页的右上角。科技案卷卷内文件材料，单面书写的在右下角，双面书写的正面在右下角、背面在左下角编写页号。图表和声像材料也应在装具上或其背面逐件编号。
2．填写卷内文件目录
卷内文件目录由顺序号、文号（文件编号）、责任者、题名、文件标题、日期、页号及备注组成，卷内文件目录由立卷人逐项填写。
3．填写卷内备考表
卷内备考表由立卷人和档案人员分别填写并放置卷尾。备考表由卷内情况说明、立卷人、检查人、日期组成。用以记载和说明卷内文件的有关情况，如案卷的完整程度、文件数量增减、修改补充情况等。
4．填写案卷封面
案卷封面以一定格式概要介绍案卷内文件材料的内容和成份。由案卷标题、编制单位、文件起止日期或编制日期、密级、保管期限、件、页数、归档号或档案号等组成。案卷封面一律用钢笔或毛笔书写，字迹要工整、清晰。其中，文书案卷的标题由立卷人拟定，档案部门核定。标题文字应力求简炼，概括准确，最多不超过50个字。科技案卷，以立项时的科研项目、基建工程项目、产品、仪器设备的名称为案卷标题。
第十二条 案卷的验收
案卷在归档前，要由有关领导和档案部门审查验收。
1．为确保案卷质量，各部门及项目所在单位在初步将文件材料分类、组合、排列后，应及时通知档案部门，经检查审定后再进行编目工作。
2．文书案卷由本部门主管领导审查，档案部门验收。科技案卷，送室主任审查，重要的需再送所领导审查后，档案部门进行验收。
3．已完成的科研项目、产品试制、基建工程等在进行结算、鉴定、验收之前，必须通知本单位档案部门对应归档的文件材料进行审查验收，不符合要求的，不得进行结算、鉴定、验收。凡未经档案部门验收的项目，成果不得上报，不能评奖，不能重开新项目。各单位档案部门对正在
上报或已获得奖励的科技成果，经检查发现其档案不符合要求，除责成有关单位、人员补充归档外，有权建议有关部门推迟或撤销对该项目成果的奖励。
4．审查、验收应符合下列要求：
①案卷材料能准确反映各项业务活动的真实内容。按照文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，做到收集齐全完整，问题单一，年代不混，便于保管和利用。
②凡归档的文件材料，必须将原稿（定稿）与正本一起归档，一般归档一份，重要的或使用频繁的应酌加副本。
③归档案卷应符合档案工作的各项规定和要求，审查手续完备。书写、制成材料优良，符合标准；格式统一，字迹工整，图样清晰，禁用字迹不牢的铅笔、圆珠笔等书写工具。
④归档的声像材料，应用文字在其背面或标签上标明摄像、照片、录音的对象、时间、地点、中心内容，主要参加者及摄录、制作者。
第十三条 案卷的装订
凡能够装订的案卷均应装订，不能装订的也应具有相应的装具。案卷在装订前，须去掉文件上的金属物，并逐页检查文件。凡未留装订线的应补贴加边，残破文件应修补，大张文件须折叠，幅面过小不便装订的文件材料应另用大纸粘贴，使卷内文件材料大小整齐，装订后的案卷其卷内文件应无倒置、脱漏、压字等现象。
第十四条 案卷的移交归档
各部门应在当年的上半年内，将本部门上一年度形成的案卷向档案部门移交。移交时，由立卷人填写“档案移交清单”一式两份，经档案工作人员核对无误后，交接双方在移交清单上签字，各执一份存查。为方便工作，当年形成的会计帐薄、凭证，自本年度终了起，由会计部门自行保管一年后向档案部门移交。
科技档案材料，研究周期不超过2年的，在其任务结束后一次归档，超过2年的按阶段归档，并于项目结束或取得阶段成果后2个月内向档案部门移交。
基建工程项目，应在工程全部竣工后3个月内将其全部科技文件材料整理立卷归档。大型仪器设备开箱前一个星期，有关部门应通知档案部门，准备验收归档。
第四章 档案的管理
第十五条 一个单位在其工作活动中形成的不同门类和载体的档案为一个全宗，一个全宗不能肢解、分散，不同全宗不能混淆、合并。一个单位的档案必须按全宗实行集中统一管理。
第十六条 各单位档案部门要抓好规范化、标准化工作。除做好立卷的规范化、标准化工作外，应严格按照有关档案分类的规定，对所接收的档案进行分类、编目，为逐步实现档案的现代化管理奠定基础。
第十七条 档案部门对所接收的档案，经过检查发现不符合归档要求的，须进行必要的加工、整理，以提高案卷质量。
第十八条 档案的修改与补充
1．对已归档的档案要修改时，应由立卷人提出书面申请，经单位主管领导批准后，及时到档案部门修改，未经批准，严禁修改已归档的任何档案。
2．档案部门对补充归档的文件材料应及时整理。文件材料不多时，可归入相关的案卷内，并填写案卷目录。文件材料较多的，可单独组卷、编目。对因某些原因积存下来的零散文件，档案部门应及时进行分类、立卷、编目等全过程的工作。
第十九条 档案应有专用库房保管。档案库房门窗要坚固。库房内必须保持适当的温、湿度，并有防盗、防火、防腐、防光、防有害生物和防污染等安全措施。每2至3年应对库存档案进行一次全面核对检查，写出书面总结，发现问题及时处理，对破损的档案，须及时修复。
第二十条 各单位档案部门对所接收的档案，应根据档案保管期限表的规定，同时根据档案的历史、现实和科学价值以及对经济建设、科技发展、社会进步的作用，定期组织有关人员对档案进行价值鉴定。
1．对保管期限变动、密级调整和需要销毁的档案，由档案部门提出建议，并会同有关人员共同鉴定，报请本单位主管领导批准后实施。
2．需销毁的档案，应编制销毁清册，一式两份，一份报请本单位主管领导审查，批准后存档，一份报上级主管部门备案，档案的销毁工作由档案部门负责执行。销毁时应指派两人监销，监销人应在销毁清册上签字。
3．档案部门在部分档案销毁后应及时调整柜架，并在相应的检索工具中注明。
第二十一条 档案的统计
1．各单位档案部门应按年进行档案的数量、鉴定情况、利用交流情况、档案干部、库房状况的统计，并将统计结果汇总报送上级主管部门。
2．档案部门应根据统计结果进行统计分析，写出统计工作报告，评价各项工作效能，找出存在问题，提出改进措施、建议，报送本单位主管领导。
第二十二条 机构变化、单位撤销、合并、改组时，应妥善保管档案，经请示上一级档案主管机关后再作处理。任何单位和个人不准随意分散或带走。
第五章 档案的开发利用
第二十三条 档案管理人员要熟悉所藏档案情况，主动了解本单位各项工作对利用档案的需求，积极做好提供利用工作。
1．各单位应设立档案阅览室，为利用者查找和阅览档案创造条件。
2．档案管理人员应指导利用者正确使用各种检索工具，认真回答利用者提出的问题。
3．定期编制《档案目录》，在单位内部提供利用，并有选择地进行外部交流。也可根据需要编制档案著录卡片或专题卡片。
4．充分发挥档案的法律凭证作用，为正确处理本单位工作中的各种权益问题提供事实根据。
5．档案部门应积极创造条件，开展档案的编研工作。如编写组织机构沿革，大事记，基础数字汇编，档案文摘，科研成果汇编，论文汇编等为利用者服务。
6．注意收集、记录利用档案后取得的经济、社会效益，并将实例汇集成册，印发宣传。
7．严格执行国家的保密制度，在搞好利用工作的同时，还应注意切实保护本单位及其工作人员的知识产权。
8．各单位要结合本单位管理工作现代化的进程，为档案部门创造条件，逐步实现应用计算机对档案、资料进行管理，提高开发利用档案的能力。
第六章 划定档案保管期限的原则
第二十四条 为了便于准确地判定归档范围和确定档案的保管期限，使保存的档案既能反映和维护本单位主要职能活动的历史真实面貌，又便于保管和利用，根据国家档案局颁发的《机关档案保管期限的规定》和《科学技术研究档案管理暂行规定》的精神，结合我部直属科研单位的实际情况，制定相应的归档范围及保管期限，详见本办法附件《归档范围及保管期限表》。
第二十五条 档案的保管期限，一般分为永久、长期和短期三种。长期为16年至50年，短期为15年以下。
确定档案保管期限的基本原则：
1．凡是记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，并在国家经济建设、科学研究和历史研究等方面具有长远查考利用价值的档案，定为永久保存。
2．凡是反映本单位一般性工作活动，并在较长时间内对本单位工作具有查考价值的档案，定为长期保存。
3．在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，定为短期保存。
4．保管期限表的某些条款需对文件材料区分“重要的”和“一般的”两类。凡是国家和能源部下达的带有方向性的研究课题以及重要的国际合作项目的档案；获得国家各类成果奖或部、省级三等以上（含三等奖）科研成果奖励的档案；属国家级、部级重大研究项目，因故中断研究，但在较长时间内具有较高查考利用价值的档案均属于“重要的”，其它的则为“一般的”，如本单位科研成果奖等。
5．档案的保管期限，从归档的年度算起。原定的保管期限已满，经过鉴定需延长其保管期限的，从鉴定时的年度算起。
第七章 附 则
第二十六条 档案材料的用具、表格、装具按有关规定办理。
第二十七条 各单位有关档案管理办法的实施细则及借阅、利用、保密等有关制度，可根据本单位具体情况自行制定。
第二十八条 本管理办法自发布之日起施行。
附件1 归档范围及保管期限表
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|序号| 条 款 名 称 |保管期限|
|----|----------------------------------------------|--------|
|1 | （一）上级机关的文件材料 | |
| |直属上级机关颁发的属本单位主管业务并要执行 |永久 |
| | 办理的重要文件材料 | |
|----|----------------------------------------------|--------|
|2 |直属上级机关颁发的属本单位主管业务并要执行 | |
| | 办理的一般性文件材料 |长期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|3 |非直属上级机关颁发的针对本单位主管业务并要 |永久 |
| | 执行的重要文件材料 | |
|----|----------------------------------------------|--------|
|4 |非直属上级机关颁发的普发性要贯彻执行的法规 |短期 |
| | 性文件材料 | |
|----|----------------------------------------------|--------|
|5 |直属上级机关或有关业务部门下达的科研计划远 |永久 |
| | 景规划，发展方向（与本单位有关的） | |
|----|----------------------------------------------|--------|
|6 |其它需要执行的文件材料 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|7 |上级机关领导人视察、检查本单位工作时形成的 |永久 |
| | 指示、题词、讲话、声像等重要的文件材料 | |
|----|----------------------------------------------|--------|
|8 |直属上级机关召开的工作会议和专业技术会议需 |长期 |
| | 要贯彻执行的主要文件材料 | |
|----|----------------------------------------------|--------|
|9 |直属上级机关对本单位批示，批转（包括报纸刊 |永久 |
| | 物转载）的重要文件材料 | |
|----|----------------------------------------------|--------|
|10| （二）本单位形成的文件材料 | |
| |党组会、党委会、行政领导办公会、院、所务会 | |
| |的记录、决定、决议、纪要及讨论通过的文件材 |永久 |
| |料 | |
|----|----------------------------------------------|--------|
|11|召开的重要工作会议和专业会议的文件材料 | |
| | ①通知、代表名单、报告、讲话、决议、总 |永久 |
| |结、纪要、奖惩、声像材料 | |
| | ②会议典型发言，学术报告、简报 |长期 |
| | ③学习参考材料，事物性材料 |短期 |
------------------------------------------------------------------
续表
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|序号| 条 款 名 称 |保管期限|
|----|----------------------------------------------|--------|
|12|召开一般性工作会议和科研技术研讨会议的报告、 | |
| | 学术论文、决议、纪要、总结等文件材料 |长期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|13|本单位的请示与上级的批复，下级的请示与本单 | |
| | 位的批复 | |
| | ①方针政策性的、重要业务问题 |永久 |
| | ②一般性工作问题 |长期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|14|代上级机关草拟并被采用的文件材料 | |
| | ①重要的规程、规范、标准、导则、法规性 |长期 |
| | 的 | |
| | ②一般业务性的 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|15|本单位制发的文件材料 | |
| | ①方针政策、技术标准、重要业务问题 |永久 |
| | ②一般业务问题 |长期 |
| | ③有参考价值事务性的 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|16|本单位调研形成的文件材料 | |
| | ①重要的 |永久 |
| | ②一般的 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|17|科技管理形成的文件材料 | |
| | ①成果的评定与审批，科学基金的申请，技 |永久 |
| |术市场的开发，技术的转让等重要的文件材料 | |
| | ②科研计划任务书、委托书、科研合同 |永久 |
| | ③一般科技管理材料 |长期 |
| | ④纵向、横向科研课题表 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|18|工作活动的各项总结、报告 | |
| | ①主要职能活动，年度以上和重要专题的 |永久 |
| | ②半年的、季度的、一般专题的 |短期 |
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续表
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|序号| 条 款 名 称 |保管期限|
|----|----------------------------------------------|--------|
|19|工作活动计划、安排、科研计划、规划、控制数字 | |
| | ①年度以上计划、规划、重要的 |永久 |
| | ②一般的工作安排及半年的季度的 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|20|各类统计报表 | |
| | ①汇总的、年度的和年度以上及重要专题的 |永久 |
| | ②季度、半年的或一般性统计 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|21|机构设置、撤并、名称更改、组织沿革、单位介绍、| |
| | 工作条例、人员编制、大事记、年报、启用印信 |永久 |
| | 等文件材料 | |
|----|----------------------------------------------|--------|
|22|本单位制定的各项规章制度、管理办法 |长期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|23|临时制定的或部门的一般管理办法 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|24|工作、学习、科研、各类简报、通讯、情况反映 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|25|各种普查工作形成的文件材料 | |
| | ①方案、总结、报告、普查结果、重要的 |永久 |
| | ②原始记录 |长期 |
| | ③一般性的 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|26|部级以上表彰、奖励的文件材料 |永久 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|27|本单位评选表彰先进集体、先进工作者的通知、决定| |
| | 及事迹材料 |长期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|28|干部任免的文件材料 | |
| | ①直属上级机关对本单位领导人的任免 |永久 |
| | ②单位内部机构负责人的任免 |长期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|29|职工、党员、团员、花名册 |永久 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|30|干部职工的录用、调配、转正、定级、调资、职 | |
| | 称的评定、职务的聘任、奖惩、离退体、复转、 |长期 |
| | 抚恤死亡 | |
|----|----------------------------------------------|--------|
|31|职工调进的行政、工资、党、团组织关系的介绍 | |
| | 信及调出职工介绍信的存根 |长期 |
------------------------------------------------------------------
续表
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|序号| 条 款 名 称 |保管期限|
|----|----------------------------------------------|--------|
|32|工程技术、专业技术职称评定委员会和学位评定 | |
| | 委员会及学术委员会活动形成的文件材料 | |
| | ①重要活动、记录、决定、决议、成员名单、| |
| |组织条例 |长期 |
| | ②一般活动材料 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|33|本级党、团、工会组织形成的文件材料 | |
| | ①党、团、工会代表会议通知、议程、报告、| |
| |决议、纪要，选举结果，讨论通过的文件材料 |永久 |
| | ②请示、报告、工作安排工作总结及党费上 | |
| |缴情况 |长期 |
| | ③党委对各部门党支部委员的批复 |长期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|34|监察与审计形成的文件材料 | |
| | ①请示、报告、总结 |长期 |
| | ②影响大、问题严重的领导干部案件和处理 | |
| |结果 |永久 |
| | ③重要的审计项目 |永久 |
| | ④一般案件和一般审计项目 |长期 |
| | ⑤其它或未处理结果的 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|35|单位财产、物资、档案等交接凭证 |长期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|36|单位与国内外有关单位签订的合同、协定、协议 | |
| | 书等文件材料 | |
| | ①有历史意义和长远利用价值 |永久 |
| | ②重要的 |长期 |
| | ③一般的 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|37|出国考察、友好往来、参加会议等外事活动形成 | |
| |的文件材料 | |
| | ①重大活动的主要文件材料 |永久 |
------------------------------------------------------------------
续表
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|序号| 条 款 名 称 |保管期限|
|----|----------------------------------------------|--------|
|37| ②出国活动的审批手续 |长期 |
| | ③考察报告、出国总结学术论文 |长期 |
| | ④一般材料 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|38|招收研究生、博士生形成的文件材料 | |
| | ①招生计划、简章、专业介绍 |长期 |
| | ②考试题及标准答案、评分标准 |长期 |
| | ③录取新生审批表及学生毕业分配情况名单 |长期 |
| | ④授学位材料及名单 |长期 |
| | ⑤研究生、博士生毕业论文及摘要 |长期 |
| | ⑥学籍的管理及对学生的奖惩材料 |长期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|39|职工教育培训、进修、计划、总结、名单、讲课 | |
| | 人等材料 |长期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|40|本单位活动形成的声像和实物材料 | |
| | ①重要录音带、录像带、磁盘、幻灯片、照 | |
| | 片、底片、荣誉证书、奖状、奖杯 |永久 |
| | ②一般的上述材料 |长期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|41|房屋管理形成的文件材料 | |
| | ①房屋产权材料 |永久 |
| | ②房屋管理及分配办法 |长期 |
| | ③办公楼、家属宿舍的使用情况 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|42|治安保卫、人身伤亡、设备事故形成的文件材料 | |
| | ①重大人身伤亡及设备损坏事故 |永久 |
| | ②一般人身、设备事故 |长期 |
| | ③治安保卫形成事件并有处理结果 |长期 |
| | ④一般的情况 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|43|处理人民来信来访形成的文件材料 | |
| | ①重要的、有领导人批示，办理并有处理结果|长期 |
| | ②一般来访并有处理结果 |短期 |
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续表
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|序号| 条 款 名 称 |保管期限|
|----|----------------------------------------------|--------|
|44| （三）其它机关的文件材料 | |
| |其它机关与本单位业务有关所形成的有参考价值 | |
| | 的文件材料 | |
| | ①重要的 |长期 |
| | ②一般的 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|45|下级单位报送的年度以上的总结，统计报表 | |
| | ①重要的 |长期 |
| | ②一般的 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|46| （四）会计材料 | |
| |会计帐簿 | |
| | ①总帐、银行存款、现金出纳、外汇存款、 | |
| |固定资产 |长期 |
| | ②日记帐、明细分类、分户帐、登记簿 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|47|会计凭证材料 | |
| | ①记帐原始凭证（传票） |短期 |
| | ②各种代扣款清单 |短期 |
| | ③发放职工工资签收单 |长期 |
| | ④波及外事活动重大的会计凭证 |永久 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|48|会计报表及其它材料 | |
| | ①单位预算、决算报告及批复（含基建工程）|永久 |
| | ②会计一般的季报表、月报表 |短期 |
| | ③会计材料、移交清册 |短期 |
| | ④会计材料保管清册 |长期 |
| | ⑤会计材料销毁清册 |长期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|49| （五）科技文件材料 | |
| | 科研项目（课题）审批文件 | |
| | 重要的 |永久 |
------------------------------------------------------------------
续表
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|序号| 条 款 名 称 |保管期限|
|----|----------------------------------------------|--------|
|49| 一般的 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|50|开题报告 | |
| | 重要的 |永久 |
| | 一般的 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|51|科研项目（课题）论文报告以及专家评审意见和建议| |
| | 重要的 |永久 |
| | 一般的 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|52|计划任务书、委托书、协议书、科研合同 | |
| | 重要的 |永久 |
| | 一般的 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|53|科研项目（课题）研究计划（含各年度、各阶段） | |
| | 重要的 |长期 |
| | 一般的 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|54|国内外文献调研报告、应用前景调研报告 | |
| | 重要的 |长期 |
| | 一般的 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|55|实施方案 | |
| | 重要的 |长期 |
| | 一般的 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|56|经费预算文件 | |
| | 重要的 |长期 |
| | 一般的 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|57|项目（课题）研究计划执行表 | |
| | 重要的 |长期 |
| | 一般的 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|58|计划调整或撤销报告 | |
| | 重要的 |长期 |
| | 一般的 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|59|重要的来往技术文件，函件 | |
| | 重要的 |长期 |
------------------------------------------------------------------
续表
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|序号| 条 款 名 称 |保管期限|
|----|----------------------------------------------|--------|
|59| 一般的 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|60|专利申请的有关材料 | |
| | 重要的 |长期 |
| | 一般的 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|61|各种载体的重要原始记录及综合分析报告 | |
| | （如实验方案、实验报告、实验数据等） | |
| | 重要的 |永久 |
| | 一般的 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|62|数据处理材料、包括计算机处理材料（如程序设计 | |
| | 说明，程序框图，计算结果等） | |
| | 重要的 |永久 |
| | 一般的 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|63|设计文件、图纸（底图、兰图） | |
| | 重要的 |永久 |
| | 一般的 |长期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|64|研究工作阶段小结、报告等（包括成功的、中断的 | |
| | 和取得负结果的） | |
| | 重要的 |永久 |
| | 一般的 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|65|项目（课题）工作总结 | |
| | 重要的 |永久 |
| | 一般的 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|66|科研投资情况和经费决算材料 | |
| | 重要的 |永久 |
| | 一般的 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|67|鉴定（评审）大纲，申请鉴定报告表及审批文件 | |
| | 重要的 |永久 |
| | 一般的 |长期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|68|鉴定会议材料，专家意见和建议记录，评审人签名单| |
| | 重要的 |永久 |
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续表
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|序号| 条 款 名 称 |保管期限|
|----|----------------------------------------------|--------|
|68| 一般的 |长期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|69|技术鉴定（评审）证书或视同鉴定证书的文件（如 | |
| | “科研成果通信鉴定评审意见书”等） | |
| | 重要的 |永久 |
| | 一般的 |长期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|70|技术、经济评价证明材料 | |
| | 重要的 |永久 |
| | 一般的 |长期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|71|用户使用意见 | |
| | 重要的 |长期 |
| | 一般的 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|72|研究报告（正本及原稿） | |
| | 重要的 |永久 |
| | 一般的 |短期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|73|学术论文和专著（正本及原稿） | |
| | 重要的 |永久 |
| | 一般的 |长期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|74|科技成果报告表 | |
| | 重要的 |永久 |
| | 一般的 |长期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|75|科技成果奖励申报书及审批文件（评审意见及批件）| |
| | 重要的 |永久 |
| | 一般的 |长期 |
|----|----------------------------------------------|--------|
|76|获奖材料（奖章、奖状、证书）的原件或影印件， | |
| | 奖金分配情况材料 | |
| | 重要的 |永久 |
| | 一般的 |长期 |
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市政府关于批转市民政局《徐州市城市居民最低生活保障办法实施细则》和《徐州市城市居民最低生活保障对象优惠政策》的通知
江苏省徐州市人民政府
市政府关于批转市民政局《徐州市城市居民最低生活保障办法实施细则》和《徐州市城市居民最低生活保障对象优惠政策》的通知
(2000年4月18日)
各县(市)、区人民政府，市各委、办、局(公司)，市各直属单位：
市政府同意市民政局《徐州市城市居民最低生活保障办法实施细则》和《徐州市城市居民最低生活保障对象优惠政策》，现批转给你们，希结合实际情况，认真贯彻执行。
健全和完善城市居民最低生活保障制度，是社会保障体系的一项重要工作，是党、国家和全社会都十分关注的民心工程。各级政府及其民政部门要切实加强管理、精心组织、周密安排，要从稳定社会、提高人民生活水平的高度出发，努力做好各项具体工作。各有关部门要相互支持、紧密配合，共同保障我市城市居民最低生活保障工作的顺利开展。
徐州市城市居民最低生活
保障办法实施细则
第一条 根据《徐州市城市居民最低生活保障办法》制定本实施细则。
第二条 市、县(市)、区、街道办事处、乡(镇)人民政府、居民委员会在实施城市居民最低生活保障工作中，各负其责。
(一)市民政局主管本市最低生活保障工作，其职责是：
1负责制定、修改、实施办法、细则和有关规定；
2负责下一年度用款计划的制定；
3负责市级承担的保障金的拨发；
4负责指导各县(市)、区保障制度的具体实施；
5负责全市保障金发放的各种证、册、表等的印制；
6负责市级有关部门工作的协调；
7会同有关部门制定市区居民最低生活保障标准；
8负责组织对低保对象的审查。
(二)县(市)、贾汪区民政局的职责是：
1负责各项制度和程序的制定、落实；
2负责本级保障金筹集到位；
3负责组织保障对象的申请、审核和审批；
4负责保障金的发放、统计和审核；
5负责财务、档案和业务管理；
6负责镇、街道和居委会干部的业务培训。
(三)市区民政局的职责是：
1负责各项制度和程序的落实；
2负责保障金支出预算、决算的制定和报告；
3负责区级保障金筹集到位；
4负责组织保障对象的申请、审核和审批；
5负责保障金的发放、统计和审核；
6负责财务、档案和业务管理；
7负责区、街道和居委会干部的业务培训。
(四)街道办事处、镇人民政府的职责是：
1负责对最低生活保障的申请对象进行摸底调查和审核上报；
2负责保障金的发放和管理；
3负责保障对象档案的建立和管理。
(五)居委会受管理审批机关的委托，其职责是：
1负责受理保障对象的申请并上报；
2组织保障对象保障金的领取；
3负责保障对象的张榜公布，收集群众意见；
4完成管理审批机关依法委托的其他工作。
第三条 城镇居民家庭收入(指家庭所有成员各种经济收入的总和)，由下列部分构成：
(一)工资、奖金收入。指从工作单位取得的工资、奖金、年终加薪、劳动分红、退职生活费，下岗人员基本生活费等。
(二)赡养费、抚养费、扶养费。赡养费是指成年子女对父母尽赡养义务所应付的款额以及有负担能力的孙子女、外孙子女，对子女已经死亡的祖父母、外祖父母尽赡养义务所应付的款额；抚养费是指父母对未成年的子女尽抚养义务所应付的款额，以及有负担能力的祖父母、外祖父母对父母已经死亡的未成年孙子女、外孙子女应尽抚养义务所应付的款额；扶养费是指有负担能力的兄、姊对父母已经死亡或父母无抚养能力的未成年弟妹应尽扶养义务所应支付的款额。
(三)保险金收入。指离退休人员的离退休费、养老保险金，失业职工领取的失业保险金，因工致残职工的伤残补助金、抚恤金，因工死亡职工供养直系亲属抚恤金等。
(四)劳动收入。指个人独立从事各种技艺、各项劳动服务所得的报酬，包括私营企业、个体工商户从业人员和自由职业者(如律师、注册会计师等)，以及从事第二职业如设计、安装、讲学、书画、雕刻、咨询、技术服务、劳动服务等取得的收入。
(五)实物收入：是指单位发放的用以充抵本条第一款第(一)项所列收入的实物。
(六)其他收入，指生活困难补助、遗属补助、租金、中介费、转包、承包等合法收入。包括：
1受赠人和继承人接受他人的财产；
2存款、贷款和各种债券的利息收入，有投资的股息、红利收入；
3政府有特殊政策规定的经济收入，如职务作品的作者和职务发明创造的发明人或设计人获得的奖金和报酬。个人所有的著作权、专利权、专有技术等给个人带来的收入。
计算居民家庭收入期限，以申请居民最低生活保障前3个月家庭收入的平均值为准。
第四条 市区、各县(市)、贾汪区的城市居民最低生活保障标准应当每年制定一次。下一年度的保障标准与当年度的保障标准发生变化的，应当经市政府批准或县(市)、贾汪区政府批准并报市政府备案后实施，并于实施前30日内向社会公布。
第五条 申请审批程序(一)由户主向户口所在地居委会提出书面申请，并提供以下证明：
1家庭中在职人员所在单位出具的收入证明；
2赡养、抚养、扶养义务人家庭收入状况证明；
3其他有关证明材料。
(二)申请人如实填写《徐州市城市居民最低生活保障金申请表》(一式三份)。
(三)居委会根据受委托职责，将申请表及有关证明材料上报镇政府(街道办事处)。
(四)镇政府(街道办事处)对居委会上报的材料逐项审核后，签署意见连同证明材料上报县(市)、区民政局。
(五)县(市)、区民政局对镇政府(街道办事处)上报的材料进一步核实，对符合条件的予以审批，并将各种证明材料存档。对批准给予保障的申请表，一份报市民政局备案，一份留县(市)、区民政局存档，一份退镇政府(街道办事处)作为发放保障金的依据。市、县(市)、区民政局，镇政府(街道办事处)对批准的保障对象及时填写《徐州市城市居民享受最低生活保障金登记表》。对不符合条件的申请表及材料退回户主，并写出书面理由。
(六)镇政府(街道办事处)接到同意保障的审批表后，发给保障对象《徐州市城市居民最低生活保障金领取证》。
(七)由居委会、镇政府或街道办事处张榜公布保障对象名单，接受群众监督。
第六条 保障金发放程序
(一)镇政府(街道办事处)每季度填写《城市居民最低生活保障金发放名单》报县(市)、区民政局。
(二)县(市)、区民政局审核后，足额将保障金下拨到镇政府(街道办事处)。
(三)保障对象持《领取证》按规定日期到镇政府(街道办事处)领取保障金，发放结束后5日内，镇政府(街道办事处)填写《城市居民最低生活保障领取报销单》报县(市)、区民政局。
(四)县(市)、区民政局每季度结束前5日内填写《徐州市城市居民社会保障金情况统计表》报市民政局。
第七条 保障资格的复核程序
(一)“三无”对象领取保障金满1年，其他保障对象满3个月，由户主所在镇政府(街道办事处)进行复核，填写《徐州市城市居民领取最低生活保障金复核表》，一式三份。
(二)居委会应当如实填写有关证明材料和表格，上报镇政府(街道办事处)。
(三)镇政府(街道办事处)进一步审核后，签署意见，对需要变更或停领的上报县(市)、区民政局，对停领的由镇政府(街道办事处)收回其《领取证》，如保障对象无故不填写复核表，则取消其保障资格。
第八条 保障资金的筹集程序市区保障对象(不含贾汪区)所需保障金由市、市区财政按6∶4的比例负担。
(一)县(市)、区民政局在每年11月20日前向同级财政部门和市民政局编报下年度保障金支出预算建议；每年年终前10日内根据《城市居民领取最低生活保障金人员花名册》的人数和金额向同级财政部门抄送正式预算。
(二)市民政局汇总各市区情况，每年11月底向市财政局编制下年度保障金预算建议；每年年终前15日内向市财政局报送正式预算。
(三)经市财政局审核后，市、市区财政局按照所分担的比例，列入同级财政预算，由民政部门根据批准的保障金预算，按季度编制分月用款计划，经同级财政部门核定后，按季度拨付民政部门最低生活保障金支出专户。各级民政部门应当在每季度底前5日内向同级财政部门报送最低生活保障金支出报表。
(四)各级民政部门在年度终了后，认真做好清理对帐工作，并随同单位财务决算报表向同级财政部门抄送保障金年度决算和说明，财政部门将审核后的保障金年度决算随同社会保障财务决算报表报送上一级财政部门。
第九条 统计报表《徐州市城市居民领取最低生活保障金统计表》由市、县(市)、区民政局，街道办事处和镇政府共同持有，按季度和年度分别填报。镇政府(街道办事处)一式两份，一份自留存档，一份报县(市)、区民政局；县(市)、区民政局一式三份，一份自留存档，一份报市民政局，一份抄送同级财政部门；市民政局一式两份，一份自留存档，一份抄送市财政局。
第十条 管理与监督
(一)市民政局是城市居民最低生活保障制度实施工作的主管部门，按照市民政局，县(市)、区民政局和镇政府(街道办事处)分级管理、分级负责的原则，实施规范化、公开化、动态化管理。
(二)保障金的审批发放实行县级民政部门、镇政府(街道办事处)、居委会三级负责制，坚持公开保障政策、保障对象、保障金额的原则。
(三)保障资金实行专户管理，专款专用，对贪污、挪用保障金的，按贪污、挪用救灾款处理；对工作人员玩忽职守、优亲厚友、弄虚作假，造成不良影响的，给予纪律处分，直至追究法律责任。
(四)市、县(市)、区民政局，镇政府(街道办事处)、居委会每月应对保障对象和保障金的发放进行跟踪检查，发现问题及时处理。
(五)申请领取保障金的家庭，应如实反映家庭成员情况和家庭收入；当家庭收入发生变化时，主动提出变更或取消领取最低生活保障金。
(六)各县(市)、区民政局、镇政府(街道办事处)对申请保障对象要认真审核、严格把关、及时足额地将保障金发放到真正困难的保障对象手中。
(七)各有关单位为保障对象提供证明材料一定要实事求事，不得弄虚作假；对违反本办法规定、情节严重的，由有权机关对责任单位以及责任人给予通报批评或纪律处分，直至追究法律责任。
第十一条 关于《办法》中几个概念的说明
1补助金。补助金是指一九五四年十月三十一日前入伍的在乡老复员军人享受的定期定量补助。
2抚恤金。抚恤金是指烈士家属、因公牺牲军人家属、病故军人家属和革命伤残人员享受的抚恤金。
3“共同生活的家庭成员”，是指与户主同在一个户口簿上的成员，其工资、奖金、补贴等收入均应计入家庭收入。
4“基本生活必需品”是指米、面、食油、调味品、蔬菜、豆制品、肉、鱼、禽蛋、奶制品、衣着、洗理费用等。
5“就业年龄内”是指男性16周岁至60周岁，女性干部16周岁至55周岁，女性工人16周岁至50周岁。
6赡养费、抚养费、扶养费的计算方法为：赡养、抚养、扶养义务人以户为计算单位，人均收入未超出最低保障标准的，不计算赡养费、抚养费、扶养费；人均达到最低生活保障标准时，超出部分的50%用被赡养、被抚养、被扶养人总数相除，得数为赡养费、抚养费、扶养费。
第十二条 本细则自发布之日起实施。
